Kommunvägledare/samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vara kommun har nyligen etablerat ett kontaktcenter i kommunen. Kontaktcentret är en gemensam servicefunktion för alla kommunens förvaltningar och bolag, är kommunens främsta ansikte utåt och ska på sikt kunna svara på 60-70% av alla de frågor som kommer till kommunen. 

Kontaktcentret är en utveckling av tidigare reception och växelfunktion och syftar till att förbättra tillgängligheten och ge bästa tänkbara service och bemötande till boende, besökare och företagare. Nu söker vi en kommunvägledare/samordnare som ska ha ansvaret för den dagliga driften i kontaktcenter. Totalt är det fem kommunvägledare som arbetar i Kontaktcenter.

Arbetsuppgifter

Arbetet som kommunvägledare/samordnare är uppdelad på två ansvarsområden. Dels arbetar du som kommunvägledare där du besvarar frågor som kommer in till kommunens huvudnummer via telefon, sociala medier och mejl. Du tar emot besökare till kommunhusets reception och hjälper dem med sina ärenden samt arbetar med support av våra självservicetjänster. Du kommer även hantera en mängd information i våra olika verksamhetssystem samt utföra viss handläggning inom olika områden. Allt arbete i kontaktcenter sker i nära samarbete med verksamheterna och övriga kommunvägledare.

Den andra delen av tjänsten, samordnarrollen, innebär att du har ansvar för den operativa dagliga driften i kontaktcenter. Det innebär att du ska:

• leda, fördela och följa upp arbetsuppgifter.
• hantera dagliga ärenden av mer akut karaktär som rör bemanning och planering av sådant som påverkar den dagliga driften.
• arbeta med schemaläggning och planering vid frånvaro.
• planera och genomföra utbildningsinsatser för såväl kommunvägledarna som för kommunens verksamheter.
• vara systemförvaltare för kontaktcentret ärendehanteringssystem och vid behov ha kontakt med kommunens IT-support.
• ha ansvar för statistikuppföljning samt avstämningar med kommunens förvaltningar.
• samordna införandet av nya och förändrade uppgifter i kontaktcenter.
• löpande ta fram rapporter till verksamheterna för verksamheternas resultat utifrån fastställda nyckeltal/indikatorer.

Tjänsten innefattar inte något personalansvar då detta ansvar ligger hos enhetschefen på Kommunikationsavdelningen där kontaktcenter ingår.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, samhälls­vetenskap, IT eller annan teoretisk inriktning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• har arbetslivserfarenhet av arbete med kundkontakter/medborgarkontakter och kommunikation. 
• förstår värdet av god kommunikation och har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.
• har vana av arbete i olika IT-relaterade system.
• har erfarenhet av teamarbete och en mycket god förmåga att samarbeta och bygga relationer.
• har förmåga att arbeta strukturerat och med tydlighet.
• kan agera lugnt och samlat även i stressiga situationer.
• har arbetat med och är intresserad av grupp- och verksamhetsutveckling.
• har ett gott bemötande, naturlig serviceanda och ett flexibelt och lösningsfokuserat förhållningssätt.  

Det är meriterande om du har viss erfarenhet av arbetsledning och beslutsfattande. Har du arbetat i en offentlig organisation ser vi även det som meriterande.

Övrigt

Vi vill att du i ditt personliga brev anger vad god kundservice innebär för dig och vad ditt främsta bidrag skulle vara i din nya roll.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet. Olika former av tester kan bli aktuellt vid rekryteringen. Även provanställning kan komma att tillämpas.